Pullat muuttuvat kuitenkin wienereiksi siinä vaiheessa, kun ollaan tekemisissä esim. tietojärjestelmähankkeiden kanssa. Alla viisi hyvää syytä, miksi prosessit pitäisi mallintaa.
- Mallintaminen säästää aikaa prosessin kuvaamisvaiheessa. Nyrkkisääntö on, että mallinna ensin ja kirjoita vasta sitten. Hyvin laadituissa malleissa näkyvät prosessiin liittyvät tahot, niiden vastuut prosessissa, niiden väliset tietovirrat, materiaalivirrat, prosessien väliset rajapinnat, mikä osa prosessista hoidetaan tietojärjestelmillä ja missä kohtaa asiakas liittyy prosessiin. Kun piirros on tehty, kirjoittaminen sujuukin tosi joutuisasti.
- Valmiiksi mallinnetut prosessit säästävät rahaa. Joka ikisessä kattavammassa järjestelmähankkeessa toimittaja kyselee prosessikuvausten ja/tai uimaratojen perään ja jos niitä ei ole, niitä joudutaan projektin mittaan laatimaan joko omin tai toimittajan voimin. Toimittajan työ maksaa. Ja niin maksaa muuten omakin työ siinä tilanteessa.
- Mallinnetut prosessit kertovat selkeämmin kokonaisuuden. Kokoelma mallinnettuja prosessin vaiheita tarjouspyynnön liitteenä kertoo järjestelmätoimittajalle täsmällisesti sen, millaisiin käytännön tilanteisiin järjestelmällä haetaan apua. Tarjous on helppo kirjoittaa ja siitä tulee tarkempi, kustannuksista tulee helpommin hallittavia.
- Mallien avulla on helppo osoittaa tarpeet ja pullonkaulat eli kehittämiskohteet. Jos kuvasta on tulossa hirvittävä häkkyrä, jossa on paljon toimijoita ja tietovirrat poukkoilevat edestakaisin, on aika istahtaa alas ja miettiä, teemmekö asioita riittävän tehokkaasti vai onko päätöksentekoketjussa liikaa rönsyjä.
- Valitussa mallintamistavassa olisi hyvä näkyä prosessin kronologia. Mitä pitää tapahtua ensin, jotta päästään seuraavaan vaiheeseen. Missä vaiheessa pitää synnyttää päätöksiä, kuka päätökset tekee, missä vaiheessa onnistumista mitataan ja millä mittareilla.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti